Firma nie płaci faktury – co możesz zrobić krok po kroku?

Czym jest faktura i kiedy rodzi obowiązek zapłaty?

Faktura to dokument potwierdzający wykonanie usługi lub dostarczenie towaru. Stanowi podstawę roszczenia o zapłatę – zarówno w kontekście prawa cywilnego, jak i podatkowego. Faktura zawiera dane stron, opis przedmiotu transakcji, kwotę oraz termin płatności.

Po upływie terminu płatności, klient staje się dłużnikiem, a Ty możesz zacząć dochodzić zapłaty. W przypadku braku zapłaty mówimy o powstaniu wierzytelności.

Termin płatności faktury – przepisy i praktyka

Zgodnie z ustawą o terminach zapłaty w transakcjach handlowych:

• domyślny termin płatności to 30 dni,
• maksymalny termin to 60 dni,
• wyjątkowo – 120 dni, jeśli dłużnik nie jest dużym przedsiębiorcą.

Nieuregulowanie faktury w terminie to nie tylko naruszenie umowy – to opóźnienie w transakcjach handlowych, które otwiera drogę do naliczania odsetek ustawowych oraz rekompensaty za koszty odzyskania należności.

Klient nie płaci – co zrobić najpierw?

Zacznij od polubownych kroków:

1. Przypomnienie o niezapłaconej fakturze – telefonicznie lub mailowo.
2. Wysłanie przypomnienia pisemnego (może być e-mail lub tradycyjna poczta).
3. Upewnij się, że kontrahent faktycznie otrzymał fakturę i nie ma wątpliwości co do jej zasadności.

Czasem brak zapłaty to zwykłe przeoczenie – dlatego warto najpierw działać dyplomatycznie.

Wezwanie do zapłaty – jak przygotować i wysłać?

Jeśli miękkie przypomnienia nie działają, przejdź do etapu przedsądowego. Wezwanie do zapłaty to formalne pismo, które zawiera:

• dane wierzyciela i dłużnika,
• numer i datę faktury,
• kwotę należności,
• termin spłaty (zazwyczaj 7 dni),
• informację o dalszych konsekwencjach (np. windykacja, sąd).

Wyślij wezwanie:

• e-mailem z potwierdzeniem przeczytania,
• pocztą tradycyjną (list polecony z ZPO).

Możesz też dodać informację o naliczonych odsetkach oraz żądanej rekompensacie 40/70/100 zł.

Przedsądowe wezwanie do zapłaty i jego znaczenie

Przedsądowe wezwanie do zapłaty jest nie tylko wyrazem dobrej woli, ale często też wymaganym formalnie etapem przed skierowaniem sprawy do sądu. Dzięki niemu zwiększasz szansę na odzyskanie pieniędzy bez kosztownego procesu.

Windykacja polubowna – definicja i etapy

Jeśli kontrahent nie odpowiada na wezwania, czas na windykację polubowną. Polega ona na działaniach mających na celu odzyskanie należności bez udziału sądu.

Obejmuje:

• kontakt telefoniczny z dłużnikiem,
• ponaglenia e-mailowe,
• kolejne wezwania do zapłaty,
• propozycję spłaty ratalnej,
• polubowne negocjacje.

Warto powierzyć ją firmie windykacyjnej – doświadczenie, autorytet i skuteczność działań są większe niż w przypadku samodzielnych prób.

Czy warto zlecić dług firmie windykacyjnej?

Tak – szczególnie jeśli:

• zależy Ci na czasie,
• kontrahent ignoruje Twoje wezwania,
• masz wielu dłużników i brakuje Ci zasobów,
• chcesz uniknąć postępowania sądowego.

Profesjonalna firma:

• działa etycznie, ale skutecznie,
• nie pobiera opłat z góry (np. model prowizyjny),
• wspiera klienta także na etapie sądowym i komorniczym.

Przykład: Heksem.pl prowadzi windykację bez wstępnych kosztów – płacisz dopiero po skutecznym odzyskaniu pieniędzy.